契約社員、パート、アルバイトなどの有期契約労働者を雇用している会社では、契約更新を続けるうちに「無期転換申込権」が発生することがあります。
このとき、会社側で迷いやすいのが、次の点です。
・無期転換後は正社員と同じ待遇にしないといけないのか
・労働条件通知書には何を記載すればよいのか
・正社員と条件が違う場合、理由まで説明しなければならないのか
・就業規則や賃金規程も見直す必要があるのか
無期転換については、「無期転換＝正社員になる制度」と誤解されることがあります。
しかし、実務で会社が特に注意すべきなのは、正社員になるかどうかだけではありません。
2024/04/01からは、無期転換申込権が発生する有期労働契約の更新時に、会社が労働者へ明示すべき事項が追加されています。
特に重要なのは、次の2つです。
・無期転換を申し込むことができること
・無期転換後の労働条件
さらに、無期転換後の労働条件が正社員と異なる場合には、待遇差について説明を求められたときに対応できるよう、会社側で整理しておくことが大切です。
この記事では、「無期転換＝正社員になるかどうか」ではなく、無期転換申込権が発生した場面で会社が労働条件通知書に何を明示すべきか、また「待遇説明」とは何が違うのかについて、実務上の注意点をわかりやすく解説します。
1. 無期転換申込権とは
無期転換申込権とは、同じ会社との間で有期労働契約が更新され、通算契約期間が5年を超えた場合に、労働者が会社に対して無期労働契約への転換を申し込める権利です。
対象となる可能性があるのは、たとえば次のような労働者です。
・契約社員
・パートタイマー
・アルバイト
・嘱託社員
・準社員
・臨時社員
名称にかかわらず、期間の定めのある労働契約を更新している場合は、無期転換ルールの確認が必要です。
重要なのは、無期転換申込権が発生した場合、労働者が申込みをすることで、無期労働契約が成立するという点です。
そのため、会社側では、対象者、契約更新日、通算契約期間、労働条件通知書の記載内容を事前に確認しておく必要があります。
2. 今回の記事で扱うポイント
この記事では、無期転換そのものの基本説明ではなく、会社側の実務として特に問題になりやすい次の点に絞って整理します。
・無期転換申込権が発生する更新時に何を明示するか
・無期転換後の労働条件をどう記載するか
・正社員と労働条件が違う場合にどう整理するか
・「労働条件明示」と「待遇説明」をどう区別するか
・就業規則や賃金規程の適用関係をどう確認するか
つまり、今回のテーマは、「無期転換になるかどうか」ではなく、
「無期転換申込権が発生したときに、会社がどのように説明・明示すべきか」です。
3. 2024/04/01から労働条件明示のルールが変わっています
2024/04/01から、労働条件明示のルールが改正されています。
有期契約労働者について、会社が特に確認すべき事項は次のとおりです。
有期契約労働者に関する主な明示事項
・更新上限の有無と内容
・無期転換申込機会
・無期転換後の労働条件
無期転換申込権が発生する更新時には、会社は労働者に対して、無期転換を申し込むことができることを明示する必要があります。
また、無期転換後の労働条件についても明示する必要があります。
ここで注意したいのは、単に「無期転換できます」と書くだけでは足りないという点です。
無期転換後に、賃金、労働時間、休日、定年、退職、賞与、退職金、手当などがどうなるのかを、会社側で整理しておく必要があります。
4. 「無期転換後の労働条件」とは何を指すのか
無期転換後の労働条件とは、無期労働契約に転換した後に適用される労働条件をいいます。
たとえば、次のような項目です。
・雇用区分
・契約期間
・就業場所
・業務内容
・始業・終業時刻
・休憩時間
・休日
・休暇
・賃金
・手当
・賞与
・退職金
・定年
・退職に関する事項
・適用される就業規則
無期転換後の労働条件は、原則として、直前の有期労働契約と同一になると考えられます。
ただし、就業規則や個別の労働条件通知書で別段の定めをしている場合には、その内容を確認する必要があります。
そのため、無期転換後の労働条件を明示する際は、単に現在の契約内容をコピーするだけではなく、無期転換後に変わる部分、変わらない部分を分けて確認することが重要です。
5. 無期転換後も正社員と同じ待遇にしなければならないのか
無期転換後も、必ず正社員と同じ待遇にしなければならないわけではありません。
無期転換は、契約期間が「有期」から「無期」に変わる制度です。
そのため、会社の制度上、無期転換後の雇用区分を次のように整理することがあります。
・正社員
・無期契約社員
・無期パート
・無期アルバイト
・嘱託無期社員
ただし、正社員と異なる待遇を設ける場合には、なぜ違いがあるのかを説明できる状態にしておくことが重要です。
「正社員ではないから支給しない」
「パートだから対象外」
「これまで支給していないから今回も支給しない」
という説明だけでは、実務上、十分とはいえない場合があります。
待遇差がある場合には、職務内容、責任の程度、配置転換の範囲、勤務時間、支給目的などをもとに整理する必要があります。
6. 「労働条件明示」と「待遇説明」は別の問題です
実務で混同しやすいのが、次の2つです。
・労働条件明示
・待遇説明
この2つは似ていますが、役割が違います。
労働条件明示とは
労働条件明示とは、労働契約の内容を労働者へ示すことです。
たとえば、労働条件通知書や雇用契約書に、次の内容を記載します。
・契約期間
・就業場所
・業務内容
・始業・終業時刻
・休日
・賃金
・退職に関する事項
・更新上限
・無期転換申込機会
・無期転換後の労働条件
つまり、労働条件明示は、「この労働者にどのような条件で働いてもらうのか」を示すものです。
待遇説明とは
待遇説明とは、正社員などの通常の労働者と比べて待遇差がある場合に、その内容や理由を説明することです。
たとえば、次のような違いがある場合に問題となります。
・基本給の違い
・賞与の有無
・退職金の有無
・通勤手当の違い
・役職手当の有無
・福利厚生の違い
・教育訓練の違い
・休暇制度の違い
待遇説明は、「なぜ正社員と違う取扱いになっているのか」を説明するものです。
労働条件通知書に条件を書いているだけでは、待遇差の理由まで説明したことにはならない場合があります。
7. 無期転換後の労働条件が正社員と違う場合の確認ポイント
無期転換後の労働条件が正社員と異なる場合、会社は次の点を確認しておく必要があります。
確認ポイント
・正社員と無期転換社員の職務内容は同じか
・責任の程度に違いがあるか
・転勤の有無に違いがあるか
・配置転換の範囲に違いがあるか
・労働時間や勤務日数に違いがあるか
・賞与の支給目的を説明できるか
・退職金の支給目的を説明できるか
・各種手当の支給目的を説明できるか
・福利厚生の利用範囲に理由があるか
・就業規則上の適用区分が明確か
特に、賞与、退職金、各種手当は、説明を求められたときに問題になりやすい項目です。
会社としては、単に「正社員だけ」とするのではなく、その待遇が何のために設けられているのかを整理しておく必要があります。
8. 就業規則の適用範囲があいまいだと危険です
無期転換後の労働条件を整理するうえで、特に注意が必要なのが就業規則の適用範囲です。
たとえば、正社員就業規則の対象者が、「期間の定めのない労働者」とだけ書かれている場合、
無期転換後の労働者も正社員就業規則の対象に含まれるのかが問題になる可能性があります。
会社としては、無期転換後も正社員とは異なる労働条件を予定しているのであれば、次の点を明確にしておく必要があります。
・正社員就業規則の対象者
・パートタイム就業規則の対象者
・契約社員就業規則の対象者
・無期転換社員規程の有無
・無期転換後に適用する賃金規程
・定年や退職に関する規定
・賞与、退職金、手当の対象者
就業規則の適用関係があいまいなまま無期転換が発生すると、会社が想定していなかった労働条件が適用される可能性があります。
そのため、労働条件通知書だけでなく、就業規則や賃金規程まで確認することが重要です。
9. 労働条件通知書に記載する内容の例
無期転換申込権が発生する有期契約労働者については、労働条件通知書や雇用契約書に、次のような内容を整理して記載します。
記載例
本契約期間中に、労働者が会社に対して期間の定めのない労働契約への転換を申し込んだ場合、本契約期間の末日の翌日から、期間の定めのない労働契約に転換します。
無期転換後の労働条件は、別途定める場合を除き、本契約期間中の労働条件と同一とします。
無期転換後の雇用区分、賃金、労働時間、休日、休暇、退職、定年、その他の労働条件については、無期転換後に適用される就業規則、賃金規程および労働条件通知書によります。
実務上の補足
上記は一般的な記載例です。
実際には、会社の就業規則、賃金規程、退職金規程、雇用区分、定年制度、賞与制度、手当制度に合わせて調整する必要があります。
特に、無期転換後の定年、退職金、賞与、手当の取扱いは、会社ごとに確認が必要です。
10. 会社が見直すべき書類
無期転換申込権が発生する労働者がいる場合、次の書類を確認しておくことをおすすめします。
・労働条件通知書
・雇用契約書
・正社員就業規則
・パートタイム就業規則
・契約社員就業規則
・無期転換社員規程
・賃金規程
・退職金規程
・賞与規程
・休職規程
・定年再雇用規程
労働条件通知書だけを修正しても、就業規則と内容が合っていなければ、後からトラブルになる可能性があります。
特に、次のような会社は注意が必要です。
・有期契約労働者を長期間雇用している
・契約更新を毎年繰り返している
・パートや契約社員の就業規則がない
・正社員就業規則しか作成していない
・賞与や退職金の対象者があいまい
・無期転換後の定年を決めていない
・雇用契約書のひな形を長年見直していない
11. よくあるトラブル例
無期転換後の労働条件を整理していないと、次のようなトラブルにつながることがあります。
・無期転換申込権が発生していることを会社が把握していなかった
・労働条件通知書に無期転換申込機会を記載していなかった
・無期転換後の労働条件を明示していなかった
・無期転換後に正社員就業規則が適用されるか争いになった
・賞与や退職金の対象者をめぐって説明を求められた
・正社員との待遇差について合理的な説明ができなかった
・定年の定めがなく、いつまで雇用が続くのか不明確になった
・無期転換を避けるための雇止めではないかと疑われた
無期転換の問題は、対象者が申し込んだ後に慌てて対応するのでは遅い場合があります。
無期転換申込権が発生する前から、対象者と労働条件を整理しておくことが大切です。
Q＆A
Q1. 無期転換後は、必ず正社員になりますか？
A. 必ず正社員になるわけではありません。
無期転換は、契約期間が有期から無期に変わる制度です。
会社の制度上、無期契約社員、無期パート、無期アルバイトなどの雇用区分を設けることもあります。
ただし、無期転換後にどの雇用区分になるのか、どの就業規則が適用されるのかは、労働条件通知書や就業規則で明確にしておく必要があります。
Q2. 労働条件通知書には「無期転換できます」とだけ書けばよいですか？
A. それだけでは不十分です。
無期転換申込権が発生する更新時には、無期転換を申し込めることに加えて、無期転換後の労働条件も明示する必要があります。
そのため、賃金、労働時間、休日、退職、定年、賞与、退職金、適用される就業規則などを確認しておく必要があります。
Q3. 正社員と待遇が違っても問題ありませんか？
A. 待遇差があること自体が、直ちに問題になるとは限りません。
ただし、職務内容、責任の程度、配置転換の範囲、勤務時間、賞与や手当の支給目的などから見て、不合理な待遇差とならないよう整理する必要があります。
「正社員ではないから」という理由だけでは、説明として不十分になる可能性があります。
Q4. 無期転換後もパート勤務の場合、待遇説明は必要ですか？
A. 無期転換後も短時間労働者に該当する場合は、正社員との待遇差について説明を求められることがあります。￥
労働者から説明を求められた場合に備えて、待遇差の内容や理由を整理しておく必要があります。
Q5. 無期転換社員用の就業規則は必要ですか？
A. 会社の状況によります。
正社員とは異なる労働条件で無期転換社員を雇用する場合は、無期転換社員用の就業規則や規程を作成した方が整理しやすい場合があります。
特に、賞与、退職金、定年、休職、手当などを正社員と区別する場合は、規程上の整理が重要です。
Q6. 無期転換を避けるために、契約更新をやめてもよいですか？
A. 個別事情によります。
契約期間満了による終了であっても、更新回数、通算勤務期間、これまでの更新手続き、更新期待の有無、雇止め理由などを確認する必要があります。
無期転換申込権の発生を避ける目的と見られる雇止めは、トラブルになる可能性があります。
雇止めを検討する場合は、事前に専門家へ相談することをおすすめします。
まとめ
無期転換申込権が発生した場合、会社は単に「正社員になるかどうか」を考えるだけでは足りません。
重要なのは、次の点です。
・無期転換申込権が発生する時期を把握すること
・無期転換申込機会を労働条件通知書に明示すること
・無期転換後の労働条件を明示すること
・正社員と待遇差がある場合は、その理由を説明できるようにすること
・就業規則や賃金規程の適用関係を確認すること
・賞与、退職金、手当、定年などを整理すること
無期転換は、契約期間が無期になるだけの単純な手続きではありません。
労働条件通知書、就業規則、賃金規程、待遇差の説明まで含めて整理しておかないと、後から労使トラブルになる可能性があります。
特に、有期契約労働者を長期間雇用している会社、パートや契約社員の就業規則を整備していない会社、正社員との待遇差を説明できる資料がない会社は注意が必要です。
社会保険労務士森事務所では、無期転換申込権が発生する労働者の確認、労働条件通知書の見直し、就業規則・賃金規程の整備、待遇差の説明資料の作成をサポートしています。
「無期転換後の労働条件をどう書けばよいかわからない」
「正社員と待遇が違う場合の説明に不安がある」
「就業規則が現在の雇用区分に合っているか確認したい」
このような場合は、早めに専門家へご相談ください。